El Sistema de Evaluación del Mundo Real

Al comenzar el semestre, el profesor reparte el programa de estudio, que a menudo describe el plan de cursado o el cronograma, y el detalle de las reglas de evaluación y/o calificación. El mundo laboral también tiene políticas de evaluación, y necesitas conocerlas de antemano, para poder prepararte para una evaluación de desempeño. Estas evaluaciones pueden tener un inmenso impacto en tu futuro, comparable al que tiene un examen final al término del semestre. Janet Riley, miembro de la lista de correo Systers, explica: "Las evaluaciones de desempeño tienen dos propósitos: uno gerencial, para que tanto tú como tu supervisor comprendan tus tareas diarias y hacia dónde orientarlas; otro financiero, para determinar aumentos y (toca madera) a quién conservar durante épocas de recorte de personal" [4]

Una administradora de sistemas nos cuenta su historia:

En la universidad, siempre obtenía la nota más alta, casi sin importar de lo que se tratara. Estaba algo acostumbrada a estar entre los mejores de la clase. En mi primera evaluación de desempeño en el trabajo, grande fue mi sorpresa cuando no obtuve la mejor calificación, es decir excelente, en todas las categorías, a pesar de que lo hacía mejor que muchos en mi cargo. Recuerdo que me molestó mucho en su momento.

Mi jefe dijo algo como: "Sí, tu trabajo es excelente, pero siempre hay lugar para mejorar. Además, estoy considerando tu desempeño contra lo que creo que eres capaz, y no en función de tus compañeros." Dejó en claro que ello era un indicador de su confianza en mi capacidad de superación, no que me faltara nivel, pero fue muy perturbador para mí que no hubiera forma de obtener la mejor calificación en mi trabajo.

En la universidad, existen una serie de condiciones a cumplir para obtener la mejor nota. Una vez alcanzado, no existen motivos para superarse, pues no hay notas más altas por ello. En cambio en el trabajo siempre hay más para aprender y muchas maneras de perfeccionar tus habilidades, y generalmente no existen normas para obtener la mejor calificación: tienes que dar lo mejor de ti, y tratar de superarte cuanto puedas. A veces, preferiría volver al ambiente universitario, donde es más parecido a "haz X, Y, y Z y vas a obtener la nota más alta." La vida era mucho más simple entonces. Por otro lado, aprendí más en un año de trabajo que en dos de clases; creo que esa es la ventaja [1].

Si en el entrenamiento para un nuevo trabajo, no se incluye una copia de un formulario ejemplo de evaluación de desempeño, debes pedir uno. Como cuando planificas las tareas del semestre escolar para asegurarte de tener tiempo para las difíciles, debes tener en cuenta las áreas de evaluación en las que tendrás que esforzarte más.

Es importante entender cómo se realizan las evaluaciones de desempeño en una empresa, incluyendo:

frecuencia de realización
frecuencia de evaluaciones formales escritas
si se realizan simultáneamente las evaluaciones salariales de cargo y de desempeño
qué información espera tu supervisor de ti en épocas de evaluaciones
si se realizan en ciertas épocas del año o cuando has cumplido un periodo
y cuándo es que eres candidato para una evaluación.

Una buena oportunidad de conocer esta información es cuando tienes la primera reunión de presentación con tu supervisor (como cuando se da una vuelta en el primer día de trabajo tuyo para ver si todo está en orden, y termina explicándote donde está la sala de reuniones, el material de oficina, y los mejores lugares para almorzar). Para evitar parecer muy codicioso, no fijes tu atención en las expectativas salariales [2].

La preparación para una evaluación

Debes estar preparado para una evaluación de desempeño, pero no tienes porque tener miedo. Un supervisor de diseño de aplicaciones comerciales de nivel medio de Xerox Corporation comenta: "Un supervisor no debe entregar una resultado de evaluación que sorprenda al empleado. Si lo hace, es una indicación de su fallo como administrador. Por eso no deberías preocuparte en exceso por una evaluación formal" [8].

Averigua si es probable que tu supervisor se atenga a objetivos establecidos de antemano. Si es así, asegúrate que tu labor contribuya con ellos, o procura ajustarlos formalmente [8].

Distinto de la universidad, en la que el profesor lleva registro de las notas de tus tareas y exámenes, tu supervisor no conserva registro escrito de tus méritos. De hecho, si estás en un proyecto, tu supervisor no estará pendiente de ello todos los días, podría incluso no saber en qué estuviste hasta ahora. Depende de ti, documentar tus logros [2]. Toma nota a lo largo del año, para que no olvides las actividades y logros (ten en cuenta que son distintas categorías) que acreditan tu producción. Documenta ejemplos específicos de tu trabajo. Busca también, patrones que vinculen actividades. Evita palabras rimbombantes que suenan bien pero que no son específicas. Por ejemplo: "Trabajé para conseguir la paz mundial" está mal. Una mejor manera de decirlo sería: "Realicé informes directos para acordar maneras de resolver los conflictos. Antes de esta tarea, pasaba cerca de 20 horas por semana mediando en desacuerdos dentro de mi grupo. Tres meses después de la tarea, encontré que tan solo paso 5 horas por semana en esa actividad" [8].

Reformula tu trabajo en un contexto útil para la compañía. Pregúntate: "¿Qué beneficio comercial obtiene de mi trabajo?" y prepárate para explicar la respuesta. Recuerda que los resultados importan más que las buenas intenciones y vivir atareado. Describe el contexto, así los resultados pueden interpretarse apropiadamente (ej.: ¿Es bueno o malo '200 líneas de código producidas'? ¿Por qué?) [8]. Riley brinda otro ejemplo: 'Escritura de código del espacio de nombres para el proyecto XYZ' debería reformularse como: 'Adaptación del proyecto XYZ, nuestro sistema de registro de usuarios, para permitir una veloz integración de las bases de usuarios de las compañías que adquiramos, de tal manera que la lógica empresarial quede intacta' [4].

También es importante que tu supervisor conozca tus logros a través de terceros que trabajen contigo. Durante la evaluación, tú o tu supervisor, deberían solicitar al resto de los involucrados en el proyecto, que le provean información sobre ti. Y no esperes hasta el momento de la evaluación. Si alguien te elogia por un trabajo bien realizado, haz que lo sepa tu jefe. Si te lo envían por correo electrónico, reenvíaselo. Si te agradecen verbalmente, pídeles que se lo hagan saber (¡es preferible escrito a verbal!). Dependiendo de la persona, puedes ser serio, ("Gracias, Chris, es bueno de tu parte. ¿Te importaría decírselo a Dale?"), o sencillo, ("Gracias, Chris. ¡Estaría muy bueno si se lo dices a Dale!") [2].

Una evaluación de desempeño no es algo para lo cual uno pueda acumular méritos. Es importante un desempeño diario, sólido. Eso incluye cosas como una asistencia regular durante el día de trabajo, una participación apropiada en proyectos, entrega de productos en tiempo y forma, e integración en un equipo. Los supervisores se dan cuenta cuando alguien retocan su comportamiento justo antes de la evaluación, y normalmente les va peor que aquellos que son constantes a lo largo del año, y mejor que los que no hacen nada. Nada impacta mejor que hacer bien tu trabajo, mejorar tu desempeño continuamente, e interesarte por tus tareas y la empresa para cual lo haces. Estar presentable ayudará también (es decir, aseo frecuente y buen vestir). [6].

La aceptación del crédito merecido

Judith Szepesi, una abogada especializada en propiedad intelectual, dice: "Cuando te pregunten que opinas de tu trabajo, lo mejor será que no te subestimes. He evaluado a un grupo pequeño de personas, y he visto que es lo que suele suceder entre las mujeres, e hijos de inmigrantes asiáticos. Por ejemplo, si yo digo: 'Creo que tu trabajo en el proyecto X ha sido muy bueno', y la respuesta sería "No lo hice tan bien. No lo podría haber hecho sin ayuda..." Acepta el crédito merecido por tu trabajo. En clases, te califican y no te preguntan tu parecer sobre cómo lo hiciste. En el mundo real, lo que se busca es la autoevaluación. Encárgate de ti mismo, y asegúrate de que los demás conozcan tu buen desempeño. Y aprende a recibir cumplidos" [7].

Riley coincide: "No uses palabras como 'ayudado' y 'asistido', porque se vuelven un punto débil. No darías un ascenso a alguien por ayudar mucho. No es robar crédito o ser mal compañero. Está bien reclamar por tus aportes. Al principio fue incómodo darme cuenta. Es como hablar de tal forma que te entiendan personas no técnicas. Es necesario ayudar a tu supervisor a justificar tu ascenso, y durante los recortes de personal, es bueno que haya gente que sepa cuanto contribuyes a la compañía" [4].

Luego de la evaluación

Si la evaluación no ha sido favorable para ti, aquí tienes algunos puntos para revisar:

Una técnica de enfrentar las críticas es preguntarte: "¿Cómo puedo transformar esta flaqueza en una ventaja?" Reconocer tus fallos, y demostrar tu voluntad para superarlos, es una manera de sumar la ayuda de tu jefe en el progreso de tu carrera [5].
Otra técnica es pedir ejemplos explícitos sobre como comportarte. A veces los jefes hablan generalidades sobre comportamientos positivos y negativos. Cuando suceda esto, pide ejemplos. Como: "Eso es interesante, pero me gustaría entender a que se refiere. ¿Podría dar algunos ejemplos de lo que habla, así aprendo de los ejemplos?" Eso ayudará a aclarar cualquier ambigüedad y, si un jefe no puede dar ejemplos, indicará problemas mayores [5].
Recuerda que otras personas revisarán el resultado de tu evaluación de desempeño y se formarán una opinión sobre ti. Tómate tu tiempo, es decir, léela detenidamente (en privado) antes de demostrar tu conformidad y/o firmarla. Si lo necesitas, pide algunos minutos de privacidad para analizar las palabras; no hay razones para que te los nieguen. Si piensas que una formulación diferente sería más acertada, dilo; los supervisores lidian a menudo con la forma de decir lo correcto, y aprecian las sugerencias (siempre y cuando estén de acuerdo con el significado). Si no entiendes que quiere decir algo, pregunta, y pide luego un reemplazo de las palabras en cuestión por la explicación dada, si eso lo hace más claro [6].
A veces debes hacerte valer. Si la evaluación de desempeño le resta importancia a tu contribución y a ti, y terminas con una calificación inferior a lo que esperabas, ¡no te quedes callado! Es tu carrera y eso afecta tu salario y tus oportunidades. Debes estar dispuesto a escuchar las explicaciones que se te den, y cambiar tu opinión si estás satisfecho (no necesariamente contento) con la respuesta (y cambiar tu desempeño y comportamiento para corregir tus faltas). No estés dispuesto a firmar tu evaluación si te presionan y no te dan buenas explicaciones. Si se pueden realizar comentarios, empléalos con sensatez [6].

Ejemplos de formularios de evaluación

Aquí presento algunos formularios de evaluaciones de desempeño que recopilé a lo largo de los años.

Primer ejemplo -- Industria

Instrucciones: Evalúe cuidadosamente el desempeño del empleado en su trabajo de acuerdo con los requisitos actuales del cargo. Las calificaciones se promediarán y sumarán para obtener un puntaje general del desempeño. Asegúrese de incluir detalles y comentarios explicativos.

Definición de las calificaciones de desempeño:

Excepcional. Trabaja de manera sobresaliente. Supera por lejos las metas en todas sus responsabilidades principales.
Supera la norma. Realiza su trabajo de manera superior. Alcanza o supera las principales metas y funciones en todo el ámbito de las responsabilidades del cargo.
Alcanza la norma. Su desempeño es coincidente con la descripción de su cargo, y es lo que se espera de un empleado competente en ese puesto.
Aceptable. En algunos aspectos, su tarea está en un nivel poco menos que adecuado. En algunas áreas, está capacitado para cumplir con las metas principales, pero no en todos el ámbito de las responsabilidades del cargo.
Insatisfactorio. Su desempeño está en un nivel poco menos que adecuado en todo aspecto. De no demostrarse una mejora en un periodo predeterminado, debe desvincularse al empleado.

Áreas de calificación del desempeño (incluya detalles y comentarios explicativos):

Calidad: Grado de precisión, detalle y orden del trabajo.
Productividad: Volumen de trabajo realizado en un periodo específico de tiempo de manera eficiente.
Conocimiento de las tareas: Grado de conocimientos prácticos y técnicos requerido por el cargo.
Fiabilidad: Grado de confianza para el cumplimiento y continuación de tareas. Además, asistencia y puntualidad.
Independencia: Grado de autonomía en la realización de tareas, es decir con poca o ninguna supervisión.
Iniciativa: Habilidad para la búsqueda de nuevas tareas y la aceptación de responsabilidades adicionales si es necesario.
Adhesión a las políticas: Grado de conformidad demostrada para con las políticas de la empresa.
Juicio: Grado de discernimiento demostrado en la toma de decisiones y el mantenimiento de la gestión necesaria cuando sea conveniente.

Segundo ejemplo -- Industria

Definición de las calificaciones:

Sin destrezas en esta área. Aprenderlas será decisivo para el desempeño actual o futuro del cargo.
Pocas destrezas en esta área. Son necesarias para el éxito y el crecimiento. Concéntrese en las destrezas básicas.
Destrezas básicas pero inconsistentes. La coherencia es crucial para el éxito y el crecimiento.
Destrezas adecuadas. Concentre sus esfuerzos en el desarrollo de las mismas.
El nivel de las destrezas agrega valor al desempeño. Concéntrese en el desarrollo adicional de las mismas para el logro del éxito.
El nivel de las destrezas es notorio en el trabajo diario. Es evidente la aplicación y atención en el desarrollo de las mismas.
El nivel de las destrezas lo ayuda a mantenerse al frente en la industria. Modelo a imitar e instructor para los demás.

Ítems:

Orientación al cliente: Desarrollo productivo de relaciones con los clientes mediante esfuerzos encaminados a atenderlos y entenderlos (tanto internos como externos), anticipándose y proveyendo soluciones para sus necesidades, dando prioridad a su satisfacción.
Iniciativa: Activa participación para incidir en los sucesos destinados al logro de las metas, iniciados por motu propio y no por aceptación pasiva, tomando acciones más allá de las requeridas, siendo proactivo.
Conocimiento técnico/profesional: Logro de un nivel satisfactorio de destrezas y conocimientos técnico y profesional en áreas de su trabajo, manteniéndose al día en los desarrollos y tendencias actuales.
Capacidad como instructor: Posibilitador del desarrollo de las destrezas y conocimientos de los demás, brindándoles respuesta y orientación oportuna para el logro de sus metas.
Liderazgo e influencia sobre el personal: Uso de estilos y métodos de motivación y orientación de personal (informes directos, a colegas y superiores) para el logro de metas, modificando su comportamiento según la tarea, la situación, y los individuos involucrados.
Juicio propio y capacidad para la resolución de problemas: Actuación luego del desarrollo de cursos alternativos de acción basados en conjeturas lógicas e información objetiva, tomando en consideración los recursos, las restricciones, las prioridades del cliente, y los valores organizacionales.
Análisis y evaluación de problemas: Garantía de identificación de información relevante, asuntos y relaciones claves, de una base de informaciones, relacionando y comparando datos de diferentes fuentes, distinguiendo las relaciones de causa y efecto, alertando al jefe de proyecto de potenciales problemas.
Orientación a la calidad y atención a los detalles: Realización de tareas teniendo en cuenta todas las áreas involucradas, demostrando preocupación por cada aspecto del trabajo, verificando procesos y tareas con precisión y continua vigilancia.
Planificación y organización de la gestión de labores: Establecimiento de cursos de acción para el logro de metas específicas propias y ajenas, hitos y puntos de control significativos, planificación apropiada de asignaciones de personal y adjudicaciones de recursos.
Tolerancia a la presión: Desempeño estable bajo situaciones de presión u oposición, liberando las tensiones de manera aceptable.
Trabajo en equipo y colaboración: Trabajo eficaz en equipo, o con gente fuera de la línea de mando formal para el logro de objetivos organizacionales, respetando las necesidades y contribuciones de todos, ayudando y aceptando por consenso, subordinando las metas propias a las de la organización o equipo.
Capacidad de expresión: Comunicación verbal clara y eficaz de ideas, y escrita, mediante documentos organizados, estructurados, con lenguaje correcto, y terminología adecuada a las necesidades de la audiencia.
Desarrollo de talento organizacional: Desarrollo de destrezas y capacidades para la redacción de informes directos mediante la planificación eficaz de actividades relacionadas a trabajos presentes y futuros.
Delegación de autoridad y responsabilidad: Adjudicación a informes directos de: autoridad para la toma de decisión y; responsabilidad sobre tareas. En esto se aprovechan los conocimientos de redacción de informes.

Tercer ejemplo -- Universidad

Los estudiantes llenarán un formulario usando una escala de cinco puntos: Total desacuerdo; Desacuerdo; Sin opinión; Acuerdo; Total acuerdo. Los ítems a calificar incluyen [3]:

El docente presenta los temas de manera interesante y logra captar la atención de la clase.
El docente presenta los temas de manera pertinente al programa de estudio.
El docente presenta los temas de manera clara.
El docente presenta los temas de manera organizada.
El docente sabe si el contenido del programa está siendo comprendido.
El docente es razonablemente accesible fuera de clase.
He tenido que trabajar duro con este programa.
Me he vuelto más capacitado en esta área gracias al docente.
El sistema de evaluación y calificación del docente parece justo y objetivo.
Si tomo otro curso sobre estos temas, me gustaría tener el mismo docente.

Respuestas para la dirección

Durante una evaluación de desempeño, algunas organizaciones te piden que definas las metas de desarrollo y desempeño para el próximo año. En algunos casos puedes proveer respuesta directa a la dirección. Si les pides datos se meticuloso con la ortografía y la gramática, y escribe con puntualidad y a conciencia sobre tus contribuciones [8]. Abajo presento un ejemplo de un formulario de pedido de respuestas para la compañía.

Registre todo comentario sobre las siguientes áreas:

Definición de tareas: Durante este periodo de evaluación, ¿Has recibido definiciones adecuadas de las tareas y responsabilidades que te asignaron? ¿Tienes recomendaciones que ayudarían a mejorar el nivel de las definiciones recibidas?
Liderazgo de equipo: ¿Cómo describirías la dirección recibida tanto de tu supervisor como del jefe de proyecto?
Orientación en el desarrollo de tu carrera: ¿Has recibido orientación durante la última pasada de desempeño? ¿De quién? ¿Fue útil? ¿Cómo podría mejorarse?
Metas en la carrera: Durante la pasada evaluación, ¿has tenido oportunidad de trabajar para el logro de las metas en tu carrera, tal como se definieron previamente (en la evaluación o entrevista)? Lista las áreas en las que has tenido oportunidad de mejorar, y los objetivos logrados. ¿Existe algún objetivo para el cual no has podido trabajar hacia esta evaluación? Si es así, explica por qué.
Entrenamiento: ¿Qué destrezas has tenido oportunidad de mejorar, a través de entrenamiento durante esta evaluación?
Cultura y entorno de trabajo: ¿Cuál es tu evaluación de la disposición física de la oficina, las funciones de apoyo, los beneficios de la compañía y el clima organizacional?

Conclusión

Ahora que has visto algunos ejemplos, averigua cómo es el trámite de la evaluación de desempeño en tu organización antes de que tome por sorpresa. ¡Una buena evaluación es fundamental para un ascenso!

Referencias

1: Harris. Private email communication, 12/21/2001.
2: Jill Huchital. Private email communication, 12/21/2001.
3: Mississippi State University.
4: Janet Riley. Private email communication, 12/22/2001.
5: Dr. Diane Sonnenwald. Associate Professor, University of North Carolina at Chapel Hill. Private email communication, 12/28/2001.
6: Systers mailing list, 12/22/2001. Used with permission.
7: Judith Szepesi. Private email communication, 12/21/2001.
8: Xerox manager. Private email communication, 12/21/2001.

Last Modified:
Location: www.acm.org/crossroads/espanol/xrds8-4/RWGrading.html